Những năm gần Ä‘ây, cụm từ  Văn Phòng Ảo không còn lạ lẫm đối vá»›i ngÆ°á» i dân nÆ°á»›c ta. NhÆ°ng ít ai hiểu rõ Virtual Office là gì và mục Ä‘ích để sá»­ dụng văn phòng ảo là gì. Chính vì vậy bài viết dÆ°á»›i Ä‘ây Office168 sẽ chia sẻ kinh nghiệm thuê văn phòng ảo nhằm Ä‘em đến cho tất cả má» i ngÆ°á» i những nhận xét chân thật, khách quan và má»™t số kiến thức mang lại lợi ích cho nhiá» u Ä‘Æ¡n vị.

Virtual Office

Văn phòng ảo trong tiếng Anh được gá» i là Virtual Office. Virtual Office cung cấp cho những công ty má»™t địa chỉ thật và má»™t số dịch vụ liên quan tá»›i văn phòng mà không cần thuê ngÆ°á» i làm hoặc phải thuê má»™t địa Ä‘iểm trong dài hạn. Ä á»‘i vá»›i má»™t Virtual Office, nhân viên doanh nghiệp có thể làm việc ở bất kỳ nÆ¡i nào tuy nhiên vẫn có địa chỉ email, dịch vụ trả lá» i Ä‘iện thoại, phòng há» p và há» p trá»±c tuyến.

Văn phòng ảo hoạt Ä‘á»™ng nhÆ° má»™t doanh nghiệp để phục vụ khách hàng thế nhÆ°ng không tồn tại ở má»™t nÆ¡i cố định. Kiểu thiết lập này đặc biệt phổ biến vá»›i các doanh nghiệp má»›i thành lập và Ä‘Æ¡n vị nhá» muốn giảm thiểu kinh phí hoạt Ä‘á»™ng. Sá»± ra Ä‘á» i của các phần má» m và dịch vụ văn phòng 10 bÆ°á»›c để startup dá»± án kinh doanh của bạn dá»±a trên web, nhÆ° há» p trá»±c tuyến, Ä‘ã giúp thúc đẩy sá»± phát triển của nhiá» u Virtual Office.

Văn phòng ảo cÅ©ng có thể giúp tăng chất lượng, bởi vì các dịch vụ của văn phòng ảo giải phóng nhân viên khá» i những nhiệm vụ hành chính, cÅ©ng nhÆ° không tốn thá» i gian Ä‘i lại. Nhân viên có thể làm việc tại nÆ¡i Ä‘âu thuận tiện nhất và công ty có thể thuê những nhân viên khác cÆ° trú ngoài địa phÆ°Æ¡ng.

Ưu Ä‘iểm và tồn tại của văn phòng ảo

Ưu thế của Virtual Office

Có hai Ä‘iểm hấp dẫn chính đối vá»›i má»™t Virtual Office. Thứ nhất, kinh phí duy trì má»™t văn phòng ảo ít hÆ¡n nhiá» u so vá»›i má»™t văn phòng truyá» n thống, do văn phòng ảo không tốn chi phí vệ sinh và bảo trì.

Vá»›i má»™t số nhà cung cấp dịch vụ nhÆ° Văn phòng ảo Office168, Virtual Office có thể được thuê theo từng tháng, nên văn phòng ảo Ä‘em đến tính linh Ä‘á»™ng cao hÆ¡n trong trÆ°á» ng hợp việc làm ăn của ngÆ°á» i dùng thay đổi (không phải chá» hợp đồng thuê hết hạn hay phát sinh chi phí bồi thÆ°á» ng chấm dứt hợp đồng trÆ°á»›c khi hết hạn).

Thứ hai, má»™t văn phòng ảo có thể cung cấp địa chỉ email, trả lá» i Ä‘iện thoại và dịch vụ há» p trá»±c tuyến. Chính vì vậy, má»™t doanh nghiệp nhá» có thể tá» ra là có quy mô lá»›n hÆ¡n thá»±c tế. Virtual Office cÅ©ng có thể cung cấp má»™t hoặc nhiá» u địa chỉ vật lý thá»±c tế để ngÆ°á» i sá»­ dụng gặp gỡ khách hàng. 

Hạn chế của văn phòng ảo

Má»™t số dịch vụ của văn phòng ảo có thể yêu cầu phải lập kế hoạch trÆ°á»›c. Ví dụ, nhiá» u dịch vụ thuê văn phòng ảo chỉ Ä‘i kèm vá»›i việc sá»­ dụng hạn chế các phòng há» p thá»±c tế hoặc dịch vụ há»™i nghị trá»±c tuyến bị giá»›i hạn.

Văn phòng ảo cÅ©ng có thể bị hạn chế truy cập vào ban Ä‘êm và ngày nghỉ. NgÆ°á» i dùng có thể thấy Ä‘ây là sá»± thiếu linh hoạt và không tiện lợi. Virtual Office cÅ©ng có khả năng gây không để ý cho nhân viên khi làm việc tại nhà, má»™t số ngÆ°á» i có thể không làm việc chất lượng khi làm việc trong môi trÆ°á» ng Virtual Office.

Những kinh nghiệm mà nhiá» u công ty trÆ°á»›c Ä‘ó Ä‘ã trải nghiệm cho ta thấy Ä‘ây quả thật là má»™t phÆ°Æ¡ng án tối Æ°u để tiết kiệm kinh phí thuê văn phòng cho má» i ngÆ°á» i. Hãy ngay lập tức thuê má»™t Virtual Office để phục vụ cho quá trình kinh doanh của mình ngày càng phát triển nhé. Chúc các bạn thành công.